Il tuo circolo vive nel telefono di una persona sola

Prova a immaginare una settimana in cui la persona che risponde al telefono del circolo è in ferie. Non una giornata: una settimana.

Chi risponde ai messaggi? Chi sa che Marco gioca solo a destra, che la signora del giovedì preferisce le partite tranquille, che i due ragazzi nuovi sono più forti di quanto sembri? Chi sa chi ha pagato il pacchetto e chi deve ancora saldare l'ultima partita?

In molti circoli la risposta onesta è: nessuno. O meglio, tutti un po', e nessuno per davvero.

Il numero di telefono è una persona

Il numero WhatsApp del circolo, quasi sempre, è su un telefono solo. Quel telefono sta in tasca a qualcuno, e quel qualcuno diventa, senza che nessuno l'abbia deciso, il centralino del circolo.

Funziona finché funziona. Poi quella persona ha un giorno libero, o si ammala, o cambia lavoro. E il circolo scopre che la sua voce aveva un nome e un cognome.

La memoria del circolo è una memoria personale

Il telefono è la parte visibile. Quella invisibile è più grande: tutto quello che il circolo sa dei suoi soci sta nella testa di chi sta al bancone.

Il livello di ciascuno. Chi gioca con chi. Chi non si vede da un po'. Chi si è lamentato del campo tre la settimana scorsa. Sono informazioni preziose, costruite in mesi di lavoro, e non sono scritte da nessuna parte. Il giorno in cui quella persona cambia turno, il circolo le dimentica tutte insieme.

Il gruppo grande non è un canale

Per parlare a tutti, di solito si apre un gruppo. Poi il gruppo cresce: cento persone, duecento. E lì succede una cosa prevedibile: il messaggio importante finisce sotto il buongiorno di qualcuno, sotto la foto della partita di ieri, sotto la discussione su chi ha lasciato la borraccia.

Chi non c'entra silenzia il gruppo. E da quel momento non legge più nemmeno i messaggi che lo riguardano. Un canale in cui si scrive tutto a tutti, alla fine, è un canale che nessuno legge.

Non è un problema di persone

È importante dirlo: niente di tutto questo è colpa di chi sta al telefono. Anzi, di solito è la persona più dedicata del circolo, quella che risponde anche alle undici di sera.

Il problema è di forma. Il circolo ha affidato a un telefono personale e a una memoria personale cose che appartengono al circolo: la conversazione con i soci e quello che si sa di loro.

Quello che appartiene al circolo

La domanda utile non è «come faccio a rispondere di più?». È: cosa succederebbe domani se la persona che sa tutto non ci fosse?

Se la risposta ti mette a disagio, vale la pena spostare due cose fuori da quel telefono. La prima è la conversazione: un posto dove i soci scrivono al circolo e dove chiunque ci lavori può rispondere, non solo chi ha il telefono in mano. La seconda è la memoria: livelli, preferenze e storia di ogni socio scritti accanto al suo nome, dove li trova anche chi è arrivato ieri.

Non serve rivoluzionare niente. Serve che il circolo si ricordi le cose da solo, invece di ricordarsele attraverso una persona.